举一反三 Office操作技巧教程

　　虽然此类介绍Office的技巧、教程文章比比皆是，高手对此早以不屑一顾，但想起当年的我，还是忍不住要写一下，以解众多新手之急切心情。我想要是用一些实际的例子来说明一些事情，肯定比平平板板的文字更容易理解，如果大家能结合实际操作更能加深印象起到举一反三的效果。
　　1.自定义快捷键：
　　例1：工具栏快捷键
　　在每个文档编辑过程中，最频繁改动的是“字体、段落、页面设置”等，每次改动都得从菜单中选择（当然字体、段落也可以单击右键来实现，页面设置可以双击“标尺”来实现），但在表格中字体、段落的右键可就不好使了。(如图1)

图1

偏偏这两样在表格中又是经常使用的，难道每使用一次都要多点N次鼠标？得想个办法：单击“格式”选择“自定义”出现对话框—“命令”在“类别”中(白框)选“格式”，然后在“命令”中(灰框)选择“字体”或“段落”。

图2
按住左键，把它拖到工具栏中合适的位置，这样就可以在工具栏中建一个快捷按钮。照上面的方法，找其它几项试一下，会发现许多意想不到的惊喜：表格中的“中部居中”、“中部居中左”等这些按键效果都是“杠杠地”。什么，你看一下我的?好吧，好人作到底，送佛送到西，我把我的工具条给你看一下，就看一下啊。

图3
　　例2：符号栏快捷键
　　同样的道理，想一下命令可以有快捷键，符号可不可以有?太多太多的同学们抱怨WORD里的“符号栏”品种单一、门类不全，我就不在此一一列举了啊(一副很是自得的样子，哈哈哈……)。下面我们就自己制作一个符号工具栏：单击“工具”—“自定义”出现对话框，点“新建”，(如图4)

图4
在“工具栏名称”中键入“自定义符号”，拖动“自定义符号”栏到窗口中的合适位置，再次单击“工具”—“自定义”，

图5

选择“类别”框中“所有命令”，“命令”框中选择“symbol”拖至“自定义符号”栏中，此时会出现WORD中的“符号”窗口，选择您常用的符号点确定，“快捷键”就此建成了，如果它的名称不如意，可以单击右键，出现菜单，然后自己命名一个名字，选择它的显示图标样式：“默认样式—更改按钮图标—编辑按钮图标”自己画一个图标，以后可以随时欣赏您的涂鸦之作了。

图6

用同样的方法就可以把您常用的符号添加到工具栏中，以备日后之用。顺便说一下“图5”中“保存于”选项记着把你所建立的快捷键什么的都存在“Normal”这个模板中它的位置是C:\Documents and Settings\Administrator\Application Data\Microsoft\Templates建议把这个模板备份一下，万一日后格式化硬盘了什么的，就不用从头再来了。
　　说了这么多不知你是否理解了，下面还有一个方法可以练习一下。另一种“自定义符号”方法，先从视图中调出“自动图文集”(如果调出了“自动图文集”就可直接进行②操作)：①视图-工具栏-点选“自动图文集”-②在文档中输入符号-创建“自动图文集”-工具-自定义-命令-自动图文集（如图5中画圈的）。

　　2.宏的录制和应用：
　　1.“录制宏”简单的说就是把你的每一步操作都录制下来，每次有同样操作步骤的时候就可以一键搞定了。
　　例1：经常需要把“字体间距”设定成“加宽5磅”的。
　　工具-宏-点录制新宏-输入宏名-点工具栏(如图7)

图7

拖动宏的图标到工具栏上适合位置-(关闭自定义对话框后就可以像平常一样操作让系统录制操作过程了，录制完后点一下“停止录制”。不要告诉我你不会设定字符间距，什么?我恨你!)格式-字体-字符间距-加宽5磅(如图8)

图8
　　注意事项：
1、不要有多余的操作，例如撤消等。不行就多操作几遍等自己练熟了操作步骤再录制吗。
　　2、关于自己录制宏的名称和图标，可以参照第1节例2中的按钮图标制作方法。
　　WORD已经是一个非常成熟的软件了，在这里面几乎只有你想不到的，没有她做不到的，只要你深入的挖掘，她还会有许多奇妙的功能等待着你去发现。
　　3.新文档的默认值：
　　在使用WORD的时候经常会用到一些诸如：直线，图片等之类的东西，有时想要调整很小一点距离时很麻烦，按住CTRL键同时按上下左右箭头调整这样治标不治本。有方法如下：“页面设置”-“文档网格”-“绘制网格”然后如“图9” 中进行设置基本就可以达到使用方便的要求了，当然可以自己根据需要设定数值。要想在以后的每个“新建文档”中应用这一设置，就必须按一下“默认”。同样，在“页面设置”中把文档的“页边距”、“纸型”文档中的“字体”等设定后点一下“默认”就可以在以后所有新文档中使用自己设定的数值了。

图9
　　4.造字程序的用法：
　　在日常工作中，您肯定要碰到一些字库中没有的字，比如 字，要想找到这个字其实也容易，到网上搞一个图片不就行了?可是要想让他像正常的字体一样，改变大小，间距等就会很麻烦，有时缩小后会看不清，那么就自己造一个矢量的字体吧。
　　例如：

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