告别手动输入! Excel数据智能自动录入告别繁琐手动操作的技巧

在日常办公中，Excel表格的使用频率极高，无论是数据整理、报告制作还是其他各种应用场景，Excel都发挥着不可替代的作用。在日常工作中，每次手动输入商品销售明细的繁琐过程，是不是让你头大？今天就跟大家分享一个Excel数据智能自动录入技巧，让你的工作效率快速提升！只需简单录入商品数量，选择商品名称，剩下的就交给Excel自动完成吧！从此告别繁琐的手动操作，让你的工作变得更简单、更快捷！

微软Office LTSC 2021专业增强版 简体中文批量许可版 2024年09月更新

• 类型：办公软件
• 大小：2.2GB
• 语言：简体中文
• 时间：2024-09-12

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如下图所示，下面是两个表格一个是【商品销售明细表】，一个是【商品信息】表，我们只需在【商品销售明细表】中录入商品数量，选择商品名称，其它数据会智能自动录入。

下面直接上干货，操作步骤：

第一步：制作表格

先制作【商品销售明细表】和【商品信息】表模板样式，如下图所示

第二步：编号自动更新

在目标单元格中输入公式：

=ROW()-1

然后点击回车即可

解读：ROW函数的作用在于返回当前单元格所在行的值，如ROW(A1)的行的值为1，ROW(A2)的行的值为2。因为我们是从第6行开始，那就要减去5，具体减多少根据第一行数据所在行确定。

第三步：制作商品名称下拉菜单

方法：

选择要创建商品名称下拉菜单数据区域→点击【数据】-【有效性】调出“数据有效性”窗口→在“数据有效性”窗口中的有效性条件“允许”选中【序列】，【来源】中选择”商品信息”中的“名称”信息区域即可。

第四步：自动获取商品单价

需要根据选择的商品名称，自动获取商品对应的单价。

在目标单元格中输入公式：

=IF(B2<>"",FILTER(商品信息!B:B,商品信息!A:A=B2,""),"")

然后点击回车即可

解读：

• ①首先使用IF函数判断B2单元格（商品名称）是否为空。如果不为空，就执行后面的操作；如果为空，就返回空值。
• ②然后上一步如果不为空，就使用FILTER函数从“商品信息”工作表的B列中筛选出对应商品的单价数据。

第五步：计算销售合计信息

我们需要根据单价和数量，计算出商品销售合计金额。

在目标单元格中输入公式：

=IF((C2<>"")*(D2<>""),C2*D2,"")

然后点击回车即可

解读：

• ①IF((C2<>"")*(D2<>""), ... )：这是IF函数，用来判断C2和D2单元格是否都不为空。如果单价和数量都不为空，就执行后面的操作；如果其中任何一个为空，就返回空值。
• ②C2*D2：这是乘法运算，用来计算C2单元格（单价）和D2单元格（数量）的乘积。

第六步：自动录入时间

1、开启迭代计算功能

首先打开Excel表格，然后点击【文件】，在弹出的对话框中点击【选项】，在弹出的“选项”对话框中的【重新计算】-勾选【迭代计算】前面方框，最后点击确定，如下图所示

特别提醒：

• ①打开开启迭代计算功能后的Excel工作表，下次用WPS只打开这个工作表会自动开启迭代计算功能。
• ②如果我们已经用WPS先打开了其它没有开启迭代计算功能的Excel工作表，这时再同时打开开启迭代计算功能的工作表会提示错误，需要重新设置开启迭代计算功能。
• ③最好的办法就是只单独打开或者先打开只开启迭代计算功能的工作表。

2、设置日期显示格式

方法：

先选择“时间”单元格数据区域→通过快捷键【Ctrl+1】调出【单元格格式】窗口，选中【自定义】在类型中选择【yyyy-m-dh:mm】的显示格式即可，如下图所示

3、设置自动录入公式

在时间这列数据目标单元格中输入公式：

=IF(B2="",""，IF(F2="",NOW(),F2))

然后点击回车即可

解读：

• ①自动录入“时间”是利用两个IF函数组合判断实现对应功能。
• ②第一层判断先判断B2单元格是否有空值，也就是“商品名称”是否是空值，如果为空就返回空只；否则，再进行第二层判断再判断F2单元格是不是空值，如果是空值就返回NOW()函数，不是空值则返回F2本身。
• ③因为函数公式引用了本身所在的单元格，所以它是一个循环引用，需要启用迭代计算，这也是为什么第一步就要开启迭代计算功能的原因。
• ④我们可以看到刚输入公式后显示的时间是1900-1-0 0:00，这时我们删除商品名称再重新选择一下上面名称即可。

第七步：把普通表转换成超级表

因为超级表有自动扩展功能，表格公式、表格样式、边框会自动填充到新添加的数据上。

方法：

先选中【商品销售明细表】表任意单元格→然后使用快捷键【Ctrl+T】，在弹出的窗口中点击【确定】即可（我在转超级表时去掉了“筛选按钮”选项，大家可以根据实际需要选择）。

最后，Excel数据智能自动录入模板要点提示：

• ①先对【商品销售明细表】中信息设置：输入公式、设置自动录入时间等，都设置完成后再把普通表转换成超级表，只有这样WPS表格的超级表自动扩展功能，表格公式、表格样式、边框才会自动填充到新添加的数据上。
• ②时间自动录入设置时需要先开启迭代计算功能，下次打开如果报错就先打开开启迭代计算功能的工作表或者再重新设置开启迭代计算功能。

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