WPS表格之精华教程 最全面最深入的介绍WPS表格

　　第四章 WPS表格文字编辑(二)
　　通过前面的介绍，我们应当能做出一个漂亮的wps表格文件了，但wps表格的强大功能远未表现出来，下面我们再介绍一下wps表格的强大的编辑功能。
　　一、wps表格文件的保存
　　当我们打开wps表格后，默认的新建了一个wps表格文件，该文件的名称叫做“book1.et”,如果我们再建立一个，那么第2个的名称默认为“book2.et”,我们可以根据自己的需要给新建的wps表格文件起个名字，如“0801考试名单”等自己容易记住的名称。另起文件名的方法很简单，点击菜单 文件―>另存为 就行了。具体过程略。
　　二、wps表格多文档间的切换
　　Wps表格能打开多个wps表格文档，打开后，这些wps表格文档名称都显示在表格上面部，如图4-1-1所示。
　　较长4-1-1
　　当我们需要操作“0801考试名单.et”时，我们点击上图中第1个标签，当我们需要编辑“餐厅固定资产表.xls”时，我们点击第2个标签。
　　如果大家不习惯这种切换方式的话，还可以采用任务栏式的切换方法。
　　操作方法：点击菜单 视图―>文档切换方式―> 任务栏 ，那么打开的各个文档都显示在任务栏上，如图4-1-2所示。
　　图4-1-2
　　如果想换回文档标签的切换方式，点击菜单 视图―>文档切换方式―> 文档标签 即可换回。
　　注：采用文档标签方式的切换方式，是wps office 2007的一大特色，我们可以通过它方便的进行文档间的切换。
　　三、工作表的编辑
　　1. 添加工作表
　　在前面，我们提到过，一个wps表格文件相当于一个账本，这个账本有64页，wps表格文件创建时默认的是有3页，在实际应用中，如果觉得3页不够，我们还可以再根据需要添加，点击菜单 插入―>工作表，打开插入工作表对话框，界面如图4-3-1所示。
　　图4-3-1
　　输入要插入的数目，然后点击确定即可。如下图所示，我们新插入了1个工作表。
　　图4-3-2
　　通过以上方法，我们可以插入很多个工作表，最多是64个。
　　2. 修改工作表的名称
　　工作表的默认名称是sheet1,sheet2,sheet3.... 。 如果觉得这个名称不好，我们可以给它另起一个。右击要重命名的工作表的标签(如sheet1这几个字母处)，从弹出菜单中选择“重命名”，如图4-3-3所示。
　　图4-3-3
　　当我们点击 “重命名”后，sheet1 这几个字母变为可修改的，我们输入自己喜欢的名称即可，如“成绩表”，此处的重命名与windows中文件的重命名相似。修改的如图4-3-4所示。
　　图4-3-4
　　3. 移动工作表的位置
　　与移动纸牌游戏中的纸牌一样，点击要移动位置的工作表的标签，点击后按下鼠标左键别松手，左右移动即可，该页随着鼠标的移动而移动。
　　4. 删除工作表
　　右击要删除的工作表，从弹出菜单中选择“删除”即可。
　　5. 工作表颜色
　　从右击弹出的菜单中选择“工作表标签颜色”项，我们可以很方便的设置工作表标签的颜色。具体过程略。
　　四、查找与替换
　　查找替换是一个很常用的功能。在表格中的数据特别多时，我们需要查找某条内容，如果用肉眼一行挨一行的看是很费力气的，此时我们可以用查找功能来实现。
　　假如我们要查找“鲍瑞”，点击菜单 编辑―>查找 ，打开查找对话框，界面如图4-4-1所示。
　　图4-4-1
　　在查找内容栏中输入“鲍瑞”，然后点击按钮 查找下一个 ，即可查找到鲍瑞的内容，如果表格中有多个鲍瑞，那么我们再次点击 查找下一个 即可。
　　查找到后的界面如图4-4-2所示。
　　图4-4-2
　　替换的功能是不但要找到查找的内容，而且还要将其替换为其它内容。例如上例中，我们不但要找到鲍瑞，而且要将鲍瑞更改为“牛璐璐”，我们可以进行以下操作。
　　点击菜单 编辑―>替换，打开查找与替换对话框，在查找内容中输入中“鲍瑞”，在替换为中输入“牛璐璐”，如图4-4-3所示。
　　图4-4-3
　　然后点击 查找下一个 按钮，那么表格中的光标将移动到“鲍瑞”所在的单元格中，点击 替换 按钮，那么“鲍瑞”将被“牛璐璐”替换掉。如果表格文件中有多个“鲍瑞”，并且想将他们全部用 “牛璐璐” 替换掉，那就干脆点击 全部替换 按钮，一下子就全部替换完成。
　　另外，查找和替换对话框中都有个 选项 按钮，这里面可以进行更复杂的设置，读者可以试一下。
　　五、数据的填充
　　1. 相同数据的填充
　　在录入数据时，往往有很多数据是相同的，如图4-5-1中的 年级 。
　　图4-5-1
　　对于相同的内容，在wps表格中有一个简单的快速的录入方法。
　　具体方法：
　　先在A3中输入“六年级”这3个字，输入完后，A3格如图4-5-2所示。
　　图4-5-2
　　请读者仔细看一下，图中单元格的右下角，有一个小黑色方框，已用 红圈 标出。这个小黑框叫什么 填充柄 ，
　　当鼠标移到填充柄上时，鼠标变成黑色的“+”型，表示可以填充数据了。此时，按下鼠标的左键，别松下，向下移动鼠标，我们可以看到，鼠标向下经过的单元格中，都自动填充了“六年级”这3个字。填充完后的效果与图4-5-1相似。
　　除了能向下填充外，还可以向上，向左，向右填充，填充方法与向下类似。
　　另外，除了填充1个单元格外，还可以将多个单元格中的数据进行填充。见图4-5-3。
　　图4-5-3
　　通过以上方法，我们可以快速地录入大量的相同内容。
　　2. 等差序列的填充
　　(1) 在wps表格中，内置了大量序列(如“1、2……”、“1日、2日……”等)，我们只需输入序列的前1，2个数据，其它内容可以通过 填充柄 来快速的填充，如图4-5-4。
　　图4-5-4
　　图中黄色区域为原始数据，下面的浅青色区域是通过填充柄填充生成的。
　　(2)其实，我们不仅可以实现序列的递增式填充，还可以实现递减式填充。递减式填充的方法也很简单，填充时，鼠标向左或向上移动，即可实现递减填充。如图4-5-5所示。
　　图4-5-5
　　图中的黄色区域为原始数据，浅青色区域为填充数据。
　　通过上例，我们可以知道，只要原始内容中包括数字，那么我们就可以实现序列的递增或递减式填充。
　　(3)差值不为1的序列的输入方法
　　图4-5-6
　　图中黄色区域为原始数据，选中原始数据后，通过填充柄向下拉，自动生成蓝色区域中的数据。这里面的规律请读者自已总结。
　　(4)自定义序列
　　通过前面的例子，有的读者可能看到除了带有数字的序列外，还有“星期一、星期二・・・・・・”那么还有没有其它的序列，这些序列我如何全部知道，我如何自定义我自己的序列?
　　答案是肯定的，wps表格中当然还有其它的序列，点击菜单 工具―>选项，从弹出的选项对话框中选择 自定义序列 页，界面如图4-5-7所示。
　　图4-5-7
　　从图中，我们可以看到wps表格中有好多个序列，如“一月、二月・・・・・・”等。知道这些序列后，以后我们便可以填充它们了。
　　下面，我们自己添加一个新的序列“赵、钱、孙、李、周、吴、郑、王・・・・・・”。
　　第一步：点击 新序列 项。点击后，右侧的 输入序列 变为可用。
　　第二步：输入序列内容。注意不要输入到一行内。界面如图4-5-8所示。
　　第三步：点击 添加 按钮。
　　通过以上步骤，我们已经添加了一个新的序列。添加好后，我们便可以试一下了。如图4-5-9所示。
图4-5-8
图4-5-9
　　实例与技巧：用wps表格进行新生分班
　　假如有200新生，分成4个教学班，分别是一班、二班、三班、四班。分班要求是先将学生按总成绩排队，然后分成4平班，即第1、2、3、4名同学依次分到一班、二班、三班、四班，第5、6、7、8 名同学依次分到四班、三班、二班、一班，第9、10、11、12名同学再次分到一班、二班、三班、四班，依此类推。对于此项工作，我们用wps表格可以轻松地完成。
　　第一步：先将学生按考试成绩从高分到低分排队。(假设这项操作读者已会，具体如何排队，我们以后还要再介绍。)
　　第二步：输入班，在班中依次输入“一班、二班、三班、四班、四班、三班、二班、一班 ”，如图4-5-10所示。
图4-5-10
图4-5-11
　　第三步：选中C2：C9，即选中“一班、二班、三班、四班、四班、三班、二班、一班 ”。如图4-5-11。然后向下拖动鼠标。那么“一班、二班、三班、四班、四班、三班、二班、一班 ”将向下填充。结果如图4-5-12所示。
　　第四步：将表格内容按班排序。(假设此项功能大家已会，我们将在以后介绍。)然后打印输出。至此学生分班已完成。
　　说明：
　　1. 分班的关键在于分成4平班，此过程中已分成4平分。
　　2. 如果要求各班男女比例相等。那么可以将男同学与女同学分成2个表，然后分别分班即可。对于更复杂的条件请读者自己想办法。
　　图4-5-12
　　3. 单元格内容的删除
　　选中要删除的单元格，然后点击菜单 编辑―>删除 ，那么弹出 删除 对话框，如图4-6-1所示。
　　图4-6-1
　　删除对话框中有4个选项，其中的前两项用的较多，具体选择哪一个还请读者自已根据实际情况决定。
　　4. 单元格的清除操作
　　我们平时删除单元格中的内容，往往爱按下 “Del”键，按下此键是可以删除单元格中的内容，但我们再往此单元格中输入内容时，新输入的内容仍采用以前所设置的格式，如字体、字号、颜色等。如下表所示。
原格式
用“Del”删除了B2单元格
新内容，仍采用原格式
　　那么如何能连同格式也删除掉呢?方法很简单。
　　选中要删除内容的单元格，然后点击菜单 编辑―>清除，清除菜单有4个子菜单，分别是 全部、格式、内容、批注。
　　内容 子菜单，那么删除的仅是单元格的内容，其格式仍然保存。Del键的功能与此相同。
　　格式 子菜单，仅清除格式，清除后，文字内容仍然保存，但字体、字号、颜色等将采用默认值。如图4-7-4所示。
　　图4-7-4
　　批注 子菜单，删除批注。
　　全部 子菜单，包括以上3个功能。
　　5. 单元格的格式
　　单元格格式的内容很多，也很重要，它不仅影响到版面是否美观，有时还会影响到文字的录入。前面我们已经介绍了一部分功能，下面我们再介绍一下其它常用的功能。点击菜单 格式 ―> 单元格，打开单元格格式对话框，该对话框中有6页，我们先看其中的第1页--数字。
　　(1)数字页
　　此页可以设置单元格中数字的格式。界面如图4-8-1所示。
　　图4-8-1
　　常规：即单元格格式不包括任何特定的数字格式。
　　我们录入的内容，如果不加特殊指定，即是这种格式。
　　数值：用于数字的表示。[技巧：图中红圈中内容，选中B3后，B3的内容将作为示例。]
　　图4-1-2
　　在数值项中，我们可以设置小数位数，可以决定是否使用千分位分隔符，可以设置负数的显示方式。见图4-8-3。
　　图4-8-3
　　货币：用于表示一般的货币数值，除了具体数值格式的属性外，还可以在数值前面加上货币符号。见图4-8-4。
　　图4-8-4
　　会计专用：类似于货币，但少了负数的显示格式。
　　日期：可以将日期与时间类的数据显示为日期值。
　　例如：2008年1月24日，可以显示为2008-01-24，还可以显示为24-01-2008等，具体显示为哪一种，我们可以在日期类型中进行设置。
　　日期的类型有多种，见图4-8-5。
　　图4-8-5
　　显示效果，见图4-8-6。
　　图4-8-6
　　时间：类似于日期。
　　百分比：设置此格式后，数值将变为百分比格式，如0.8 变为80%，1.5变为150% 。另外，我们还可以设置小数位数。
　　图4-8-7
　　如图4-8-7中，A1与B1的值是相同的，但A1是常规格式，B1为百分比格式。
　　分数：将数值以分数形式显示出来。见图4-8-8。
　　图4-8-8
　　科学记数：数据将以科学记数法的形式显示出来。见图4-8-9。
　　图4-8-9
　　特殊：也就是特殊的格式了，这也是wps表格所特有的，适合中国人办公的地方。具体效果见图4-8-10。
　　图4-8-10
　　6. 单元格中文字的换行与字体填充
　　在单元格格式对话框的对齐页，有 自动换行 与缩小字体填充 两个选项。
　　选中这两项可以实现特殊效果。
　　选中自动换行后，可以在一个单元格中实现多行显示。
　　选中缩小字体填充后，可以将文字字体缩小，使其正好填充在单元格中。
　　图4-9-1
　　图4-9-2
　　实例练习：制作带斜线的表头
　　带斜线的表头，在实际制表中经常出现，见下图4-9-3，在wps文字2007中是可以轻松的制作出来的，其实在wps表格2007中也是可以很容易的制作出来的。
　　图4-9-3
　　制作过程见下图4-9-4。
　　图4-9-4
　　第1步：输入内容。
　　第2步：在前面加入适当的空格。
　　第3步：将该单元格设置为自动换行。
　　第4步：调整单元格的宽度，使用其出现图4-9-4中第4步的效果。
　　第5步：加入斜线。点击菜单 格式―>单元格，选中边框页，加入斜线。
　　7. 设置单元格中文字的方向
　　在wps表格中，文字除了可以横排外，还可以竖排显示，甚至可以倾斜任意角度。见图4-10-1。
　　图4-10-1
　　它的实现方法很简单，在单元格格式对话框的对齐页，有 文字方向 选项。设置很简单，读者一试便知。具体过程略。
　　8. 单元格的底纹图案
　　单元格中除了可以设置颜色外，还可以设置图案，在单元格格式对话框中，选择 图案 页即可以设置图案，见图4-11-1所示。
　　图 4-11-1
　　具体过程略。

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