告别反复设置打印区域! Excel实现动态分页显示数据的技巧

今天我们来解决一位同学这样的需求：动态分页显示数据。

例如A1:B10是数据源区域，E2单元格是页码（需要手动切换不同的页码），我们想要在动态打印区域即G:H列，设置每页显示3行数据源的数据，通过E2单元格的按钮切换页码。首行标题行G2:H2不计入行数，且是固定不变的。

目的：打印时不用反复设置打印区域进行打印了，始终是G3:H5区域不同页码的3行数据。

微软Office LTSC 2021专业增强版 简体中文批量许可版 2024年09月更新

• 类型：办公软件
• 大小：2.2GB
• 语言：简体中文
• 时间：2024-09-12

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这个案例我们可以通过OFFSET函数得到解决方案。

OFFSET函数回忆：

OFFSET函数是一个动态引用函数，用于根据指定的起始位置、偏移行数和列数，返回一个单元格或区域（由行高列宽确定区域）的引用。

它常用于动态调整数据范围或构建动态公式。

OFFSET函数语法：

=OFFSET(基准单元格, 行偏移数, 列偏移数, [高度], [宽度])

基准单元格：基准位置（必填）。

• 行偏移数：向上（负数）或向下（正数）偏移的行数。
• 列偏移数：向左（负数）或向右（正数）偏移的列数。
• [高度]（可选）：返回区域的行数（默认为 1）。
• [宽度]（可选）：返回区域的列数（默认为 1）。

首先我们确定OFFSET函数的第一参数，基准单元格。

这个很简单，我们以固定单元格位置A2单元格作为起始基准单元格，这里因为涉及不到公式的下拉填充，用到的是数组溢出结果，所以可以不必对A2单元格做绝对引用的处理。

接下来我们确定OFFSET函数的第二参数，行偏移数。

我们可以通过输入公式：

=(E1-1)*3

来确定行偏移数。

E1单元格页码为1时，G3单元格返回0，表示行偏移0行

以此类推：

• E1单元格页码为2时，G3单元格返回3，表示行偏移3行
• E1单元格页码为3时，G3单元格返回6，表示行偏移6行
• .......

以此类推，不做解释

这样我们将上述公式带入OFFSET函数的第二参数，第三参数我们列偏移数规定为0即可（不作偏移）：

=OFFSET(A2,(E1-1)*3,0)

这样以A2单元格为基准，行偏移数分别向下偏移0行、3行、6行，列偏移数均为0，偏移后的单元格依次为A2单元格日期“3月1日”、A5单元格日期“3月5日”、A8单元格日期“3月10日”。

• E1单元格页码为1时，首行日期为A2单元格日期“3月1日”
• E1单元格页码为2时，首行日期为A5单元格日期“3月5日”
• E1单元格页码为3时，首行日期为A8单元格日期“3月10日”

最后确定OFFSET函数的第四和第五参数，即偏移后获取数据区域的高度与宽度。

OFFSET函数的第四和第五参数：

=OFFSET(A2,(E1-1)*3,0,3,2)

因为目前偏移后的是某个单元格位置（默认高度与宽度均为1），所以我们需要在此位置上（A2、A5、A8）分别向下取高度为3，向右取宽度为2的区域。

那么得到的这三个区域就是每页的3行数据。

偏移的宽度也可以使用COLUMNS进行统计：

=OFFSET(A2,(E1-1)*3,0,3,COLUMNS(A:B))

COLUMNS(A:B)可以获取A:B区域的列数2，这样做的好处是在A:B区域插入其他列的时候，OFFSET的第五参数宽度是动态变化的。

最终的效果展示：

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